活動舉辦如何取得廠商和參與者之間的平衡點

連續三年舉辦了「部落客大拜拜」,往年都只有招生和邀請講者等較輕鬆的工作,到了活動日當天則是負責主辦單位致詞和活動吉祥物的工作,今年我才第一次下去參與招商、規劃演講內容、攤位規劃等等的細節,因為有了前兩年的舉辦經驗和參與者的反饋,所以在今年的活動規劃中避開並改進了許多往年被埋怨的地雷,當然,許多新的創意發想在正確執行後也才知道原來是可行或是還有改進空間的,這次的心得整理希望對日後想要辦理類似大型活動的人可以取得廠商和參與者之間的平衡點。

影片教學

廠商和參加者的互動

絕大部分活動的互動都是「廠商會跟參加者聊天」,這確實是非常重要的活動目的,但是這麼多的廠商都在同一個空間展出,你該怎麼把人吸引到你的攤位呢?一般的室內活動會場又不是世貿會場也不會有那麼大的空間,不能夠每個攤位都拿一支麥克風吆喝,也不能每個攤商都找一個主持人辦活動,唯一的方法就是你可以在攤位擺設什麼東西吸引人?

互動可以分成:「我給你禮物你來參加我的攤位」和「我們來玩遊戲」,前者是大部分廠商的作法,但是人潮留得不久,禮物不夠好會門可羅雀,禮物太好也不一定會回本;後者一樣是送禮物,但卻會增加參加者的停留時間,得獎者的歡呼不一定是禮物的好壞而是「獲勝」的感覺,而這種歡呼聲更能夠吸引人潮。

在這次的活動我們分別請廠商準備了各種可以吸引參與者的道具,例如 SONY 借出了多台最新款的相機供部落客們現場使用,星采星和醫美則是提供「3D顏質智能檢測儀」供女生們測試自己的膚質,現場還有執業醫師協助解說跟提供保養建議,KLOOK 則是提供夾娃娃機讓參加者可以夾娶自己公司的旅遊票券,提供野餐打卡點佈置的圍裙咖啡也是一種吸睛的方法。

活動打卡點的佈置

不管是餐廳或是活動場合都希望參與者可以打卡宣傳,廠商也都幾乎只會把打卡點當成單純漂亮的拍照背景,所以比較靜態,但打卡最主要的目的是「可以炫耀」,炫耀包含了:你這是在哪好漂亮喔、為什麼你會有這個東西好棒喔、你好高分好厲害喔等等。

除了上述幾點要素之外,我們在辦活動的時候更要將贊助商的商品置入到打卡點中,所以打卡點的佈置就牽扯到了你要找什麼廠商來贊助活動,例如你找了一堆食品廠商,那就要佈置野餐風格或華麗餐桌的風格,這時候你就要找網美甜點而不是便當店贊助。

這次活動找了星采星和醫美合作便討論到了是否可以在會場擺設「3D顏質智能檢測儀」,因為機器測出來的分數是可以被炫耀和打卡的。

提供夾娃娃機或扭蛋機的考量

活動最大的福利就是抽獎,如果單價夠高當然用作抽獎是合適不過,如果廠商給較便宜的獎品又給得夠多數量,那我們就可以放在每個參加者的參加贈品袋子內,那單價適中但數量不夠多的廠商贈品則是一個尷尬點,拿來抽獎怕太浪費時間,建議可以租一台扭蛋機,將許多低單價但數量夠多的商品丟進去,然後搭配幾個中高單價的廠商贈品當作扭蛋機的彩蛋,這樣就可以增加參加者的活動熱度了。

放置夾娃娃機也是一個不錯的點子,但是夾娃娃機的租用成本和載運成本極高,會比較建議扭蛋機比較適合,如果是在世貿會場這種大場合,夾娃娃機因為體積較大則是比較吸睛。

對廠商攤位的曝光

廠商要的東西非常簡單:可以把人潮拉到攤位面前;但是演講活動都是把廠商和演講聽分開,畢竟演講需要一個非常安靜的場地,但是當聽眾聽完演講或廠商分享後,又有多少人願意離開演講廳駐足在廠商的攤位前面。

主辦單位的工作就是要協助廠商的曝光,畢竟廠商是有贊助金額的恩客,但如何把聽眾拉到廠商攤位面前一方面除了靠廠商的互動外,另一方面就是要協助廠商作「曝光」,傳統的廠商都會自己上台講個五到十分鐘,但內容總是滿滿的老王賣瓜跟業配,下面的聽眾則是完全不想聽。

我的作法是安排兩個空間,A 廳是演講廳,適合30分鐘以上的分享使用,B 廳則是廠商的擺攤空間,每位廠商可以邀請一位 KOL 在 B 廳分享十分鐘,協助拉抬攤位的人氣。

而每一位被廠商邀請來的 KOL 前面九分鐘都是分享自己的經營心得,在最後一分鐘才會提到廠商的產品,分享產品時並不是說以上分享感謝廠商提供,而是盡量找相同性質的 KOL 和廠商搭配,例如這次邀請到蔡小妞依玲分享自己怎麼經營部落格並且獲利,最後才提到 Daijobu 網卡合作是自己獲利的其中一個方法;冰蹦拉則是分享自己如何成功的從部落客轉職成為 YouTuber,最後一分鐘才會提到自己在眾多的拍片過程中目前覺得 SONY 的 RX0 II 的優點在哪;也許上述的講者在最後一分鐘都會提到業配文,但是前面的分享卻是貨真價實的乾貨,也是最吸引觀眾駐足收聽的內容。

對廠商的現場協助

辦活動永遠都會兵荒馬亂,通常我們都會設置工作人員提供現場的參加場反應任何問題,但卻極少會設置給廠商的窗口,當廠商發生問題時就是都找同一個人協助處理,變成廠商有大小眼的處理態度。

經過這一次的活動發現,每找一個廠商來現場擺放攤位就要給他一個專屬的窗口,不要有兩個廠商共用一個窗口的想法,並不是每個廠商都會有問題發生;窗口的責任除了可以現場解決問題外,也應該駐足在廠商攤位上幫忙招攬參加者駐足。

像每次活動春芳號的飲料送到現場時部落客棉花糖的天空就會協助擺設與發放,午餐真芳碳烤三明治送達時部落客47食樂天地也會協助提醒大家要打卡還有瞭解每個參加者是否滿意的問題,有很多細節廠商都不一定會注意到或是第一次合作不知道該怎麼反映問題,但是每一位專一的窗口則可以協助處理;活動中每當參加者到了攤位現場時蔡小妞依玲也會直接駐足在 Daijobu 網卡的攤位協助吆喝和招攬客人,這些對廠商都是非常高的加分。

活動抽獎的訣竅

一整天的活動最尷尬的是:抽到了獎品但是得獎者卻已經離場了,不要以為你的獎品夠好大家就會等到最後一刻,很多人都會覺得自己抽不到獎品而提早離席,那抽獎活動在最後一刻才抽真的非常尷尬。

講師除了分享以外,還可以跟現場的參與者有什麼互動?許多場合都會邀請贊助廠商來擔任分享者,廠商可以得到曝光效果當然都會樂意,但是另外一點擔心的則是演講的時候下面不專心,有些講者會提供小獎品作為問答的小禮物,但我個人會建議廠商準備大一點的獎品當問答或抽獎,當廠商講完的時候直接抽獎,聽眾的歡呼絕對是講者最大的回饋,同時你也可以解決禮物來源的問題。

舉辦活動的初步建議

許多人都會問要先把雞雇好還是先把蛋雇好,其實你先準備好哪一個服務端都不重要,因為你只要把一邊經營起來了就會吸引到另一邊的族群自動靠過來,你只需要做好一個工作:你要比較偏心誰?不要覺得你要兩邊都照顧到,那是不可能的,那只會兩邊不討好。

你對廠商偏心廠商就會挺你,那你就可以擁有很多的的廠商挺你,部落客們也就會願意參加你的活動;你對部落客偏心部落客就會挺你,那你就會擁有許多部落客自然幫你打造的曝光度,廠商們也就會願意贊助你的活動。

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