舉辦200人活動的地雷指南

舉辦小型的活動只要控制好人數、時間還有位講者的分享,大部分的問題都可以搞定,但是當參與人數超過了100人的時候許多小細節就會開始出現變化,當參與人數到達200人的時候不管是場地、講者的分享或是找贊助廠商等等都會有非常大的差異,這一類的活動舉辦幾乎是公司或一個較有規模的團體在籌備,如果你只是三五好友想要辦一個小圈圈內200人以上的活動,歡迎聽聽我的心得分享。

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如何挑選活動時間

各位有沒有發現大部分企業辦商業活動都會以平日為主,為什麼許多商業活動都在平日而不是假日?假日不是比較不會卡到上班時間嗎?如果你像我一樣公司的事情都是校長兼敲鐘,辦在平日或假日都沒有問題,但是一般公司是交由底下的員工具舉辦活動,假日辦的話就會有加班的問題了。

再者假日的活動場地比較搶手容易租不到,就算可以提早租到價位也都較貴,平日反而有折扣;最後一點是許多人容易忽略的:如果你的活動有和其他單位配合,許多單位假日也是沒有上班,變成你會少掉跟許多單位合作的機會

報名費該如何定價

活動票價一直都非常尷尬的問題,我們都希望可以多收一點錢以降低活動開支壓力,但費用收的太高也會造成報名的人數沒意願參與,有些人認為自己活動含金量非常高而會收較高額的門票費,最後卻會發現曲高和寡。

早鳥票的設計也是一個很重要的考量,到底便宜多少錢才能吸引大家願意提早付費,早鳥票是要有數量限制還是要以時間作限制?如果以數量做限制,題有些人不小心重複報名好幾次,但他只是要買一張票,這通常都是系統的問題,造成了少數人就浪費了多數人的權益;如果是以日期做限制,早鳥票設計太過於便宜或太吸引人,所有的人幾乎都把早鳥票買光了那主辦單位會不會虧錢?

該用什麼方法報名

現在大部分的活動都會放到「活動通」上面開放報名,好處就是大部分的使用者都有活動通會員,繳費也非常的簡單,可以ATM也可以信用卡;唯一的壞處就是他會抽手續費,人家花了這麼多的人力物力維護了一個最多人使用的報名平台,收手續費本來就非常的合理,這些手續費是要加諸在報名者身上還是由主辦單位自己吸收呢,就考驗了每個主辦者的智慧了。

Accupass活動通系統代售票劵同意書

主辦單位於Accupass電腦系統舉辦付費活動,活動結束後Accupass得依實質售出票券向主辦單位收取每張票面金額5%+NT$10元之金流代收手續費用。

以活動通的收費標準來計算:我本次舉辦200人的部落客聚會,平均每張票收費是1000元,活動通的抽成比例就是 (200人×1000元×5%) + (200人×10元金流代收手續費) = 12,000元。

我自己辦活動習慣用Google表單來收集資料,公告報名錄取後會員再逐一繳費,好處就是可以省下一筆非常可觀的手續費,壞處則是得人工自己對帳,這種報名方式可能就沒有辦法使用信用卡繳費了,這對於有些報名者而言可能會較為不方便。

該用什麼方法繳費

雖然現在網路銀行的線上繳費非常簡單,但還是有一部分的使用者希望使用信用卡繳費,主要是信用卡刷卡除了較為方便也可以累積點數,但如果沒有透過像活動通這一類的報名平台,自己又沒有信用卡繳費的服務提供,可能就會增加了報名者的麻煩,而有些報名者比較會拖拖拉拉,或者是想著等一下我再去ATM轉帳然後就忘了轉帳,變成你可能要一直催繳報名費或是報名人數和繳費人數有落差的窘境。

現在除了ATM和信用卡刷卡還增加了手機支付了的服務,使用上比上述任何一個方法都來得簡單,這次200人的報名活動總共有26位參與者使用手機支付繳費,市場上較為有名的手機支付是Line Pay和街口,目前我只開放街口繳費,下次也許會考慮再開放Line Pay付費的服務,使用率應該還會再提高。

廠商贊助的問題

辦活動的主要收入有兩種,一種是門票收入一種是廠商贊助,前面我們已經提過門票的收費方法與問題了,接下來我們要討論的是廠商該怎麼贊助,到底我們是要先找到許多廠商吸引大眾願意報名參加活動,還是要先找到許多的參加者報名再找廠商贊助呢。

上述的討論對我來說這都不是很大的問題,最大的問題反而是廠商願不願意給錢,絕大部分的廠商都想參加任何一個可以曝光的活動,但每一個廠商都希望拿他的產品來抵贊助金,廠商們總認為自家的產品很好,可以拿來抽獎或是送每一個與會者當小禮物。

過去我也犯了一個錯誤,總覺得把每個參與活動贈送的禮物袋塞得滿滿會讓參與者有物超所值的效果,這根本是一種變相的懲罰參與者,也有一些參加過活動的會員和我反應:去年送的一些小飾品到現在還躺在他的桌上沒有用過,或是離開場地的時候直接把一些比較沒用的東西丟到會場的垃圾桶。

如果你不是一個非常大的企業或是在市場上喊水會結凍的龍頭,辦活動的時候不要把廠商贊助這一塊放得太重,因為它會讓你跌一大跤,建議還是把門票放在重點收入會比較好。

※活動最大宗的垃圾不外乎流通性不高的禮券、折價券、試用券、試用品、即將過期的屯積品等等。

廠商回饋的問題

上面抱怨完了廠商也來抱怨一下主辦單位到底可以給廠商什麼樣的回饋,畢竟廠商給的錢除了要求曝光外,當然還許還是需要有效曝光,現在的活動大部分就是要求參與者幫忙打個卡,但打卡真的能夠得到有效的曝光效果嗎?還是只能讓廠商拿回公司跟上面當一個KPI的交差,也有許多廠商會提出想要上台致詞,但這些廠商的致詞往往就像是婚禮上的證婚人,根本沒有人想聽他講話只希望趕快上菜就好了,邀請廠商贊助前請充分的規劃清楚到底可以讓廠商得到什麼好處,以免邀請了一屆就沒有第二屆了。

活動前的調查工作

辦活動之前其實有許多的調查要先做仔細,例如該活動有多少人會有意願參加、大家喜歡哪個形式的活動、比較想要聽那位講者來分享,這些應該都是老生常談了,但千萬要注意一件事:台灣人的壞習慣永遠都是萬人響應一人到場,就算是你最好的朋友跟你說你這次可以找誰誰誰我好想聽他講課喔,但他並沒有答應他一定會排除萬難來參加活動,所以好朋友的意見當作參考就好,千萬不要往心裡面放,還是以平常的社團互動來評估會來得好。

聽到這裡是否開始想要放棄辦大活動只想要辦小小的活動就好了呢,畢竟大活動花費的心力跟小活動真的天差地遠,要注意的眉角也都不一樣,但不管要辦哪一類型的活動真的都要有燃燒正能量的打算,這樣日子才會過得比較快樂。

※延伸閱讀:舉辦活動的地雷指南

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