舉辦活動的地雷指南

20161211-2

短短的三個月之內不小心開了八場活動,失敗的活動會讓人氣餒,成功的活動會讓人躍躍欲試下一個更棒的活動企劃,大部分的人都只把活動的成功與否放在「招生」上,辦了活動之後才發現原來還有很多以前沒有注意到的小眉角,本篇文章一次收集了所以辦活動的小細節,希望給未來想辦活動的人有良性的參考價值。

講師的挑選

一開始找講師的時候,不是每位來賓都有空參與,有時候甚至有可能換了講師就得修改活動的主題或作一些內容的調整,來符合這位講師的特質,千萬不要有想好主題就硬要找講師來塞進去的觀念,這樣很容易兩敗俱傷

講師的臺風則是很多人容易忽略的,有的講師是一個人可以撐一整場,甚至不會把麥克風交給別人,名符其實的都給你講就好了;有的講師則是需要有主持人帶引,才有辦法講出最棒的內容;有的講師…….很像比較適合當顧問吧,就是私下超強但是人一多就會整個呆掉的那種。

活動的標題

想活動的標題真的非常地顫抖,有的活動靠的是講師的魅力,就算活動標題很普通,但你晚上睡個覺起來招生照樣爆滿;有些優秀的講師則是曖曖內含光,需要靠文案的加持才有辦法催出漂亮的票數。

該如何把講師的優點放大,觸動到一般人的參與慾望,好的活動標題真的是責無旁貸,招生活動的內容真的不要寫得太長,只要告訴大家這場活動你可以得到什麼就好,千萬不要太過於倡導個人理念或太商業,這樣很容易讓一些不認識你的人怯步

日期的選擇

選日期是一個很微妙的門檻,選假日一定很多人會雞雞叫說要什麼家庭日或者早就安排好旅行了,選擇平日則很容易跟上班時間衝突,有些人也可能因為臨時加班而缺席。

辦活動最尷尬的不是有沒有賺到錢,是人數不如預期,這讓主辦單位挫折,也會讓來賓有一點略顯尷尬,所以假日一定比平日比較不容易發生意外。

但是假日的挑選你就要注意到當天是否是大日子,例如剛好跟好多活動檔期撞期,或是那天好多人在結婚,很多主辦單位在挑活動日期的時候都會忽略去翻農民曆,以至於跟很多人的婚期衝突到。

招生的迷思

招生其實是所有主辦單位最害怕的,怕票賣得不好,該怎樣催票,票就算都被訂購了又有多少人繳錢,有多少人是買了票沒結帳最後變成廢票;報了名沒繳錢對很多主辦單位來說是最討厭的,有些熟人則是會請你先保留位子,等日期接近了卻又突然跟你說他不能來了,所以建議到活動通這一類的活動收費平台網站建立收費的管道,避免一些尷尬。

有些活動太受歡迎入場券被秒殺,很多人又吵這要加開第二場,沒有報名到的人數真的就足夠撐起第二場嗎,這一點一定要特別注意喔。

場地的挑選和餐點的問題

如果是演講專用的場地出租比較不會有問題,畢竟所有的器材都已經準備好了,只要擔心是否該供餐的問題即可。

如果是10-20人的小型聚會要跟咖啡廳包場則會問題比較多,首先要考慮到出餐時間,是要在演講時同步出餐,勢必打亂了演講的時間,如果是演講後出餐,那就要先點餐讓店家做準備。

店家若是熟識的又不收包場費,一般會建議跟來的人收取150-200的包場費,然後店家提供無限暢飲的咖啡或紅茶即可,盡量不要用點套餐抵入場費的方法,會累死老闆的。

如果聚會時間會跟用餐時間衝突,則可以跟店家討論是否限定只能選擇一到二樣餐點,這樣可以減輕咖啡廳的準備餐點壓力。

活動結束後的重點

活動是最能聚集同好的機會,常常在活動後會有認親的行為,這時候也是主辦單位拓展人脈的好機會,千萬不要活動結束就立馬收拾裝備回家,也不要讓各位想留下來的人因為咖啡廳要打烊了只好各自解散,建議活動結束時間要故意安排在咖啡廳打烊前兩個小時

活動意見表的填寫

這個應該不用多講,除了收集名單可以當作下次活動的通知用之外,也可以了解參與活動者的需求,只是收集到了表單記得電腦建檔,不要只是把一疊厚厚的紙張放到抽屜就沒了。

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