法律Know How系列:5分鐘看懂存證信函

20150514-2

存證信函,是一個對於網路生活圈而言,既接近又遙遠的詞彙。許多人也許都聽過這個詞彙,但是真正收過這種信的人應該並不多。然而,儘管如此,認識這種信件還是十分必要的,這樣真正收到的時候才不會驚慌失措。

所以,接下來就簡單的說明存證信函的定義、格式、內容寫法、效果等等。

甚麼是存證信函?

存證信函,顧名思義,它是一種經由郵局傳遞,並保存一份內容於郵局,可以做為法庭證據的一種信函。這種信函的功能在於當爭執中需要證明其中一方有完成法律上的通知時,可以作為一種證明通知內容、通知時間以及通知完成與否的證據。並依收件人回應與否,某種程度上可據以推斷收件方的態度。

存證信函的用法?

請注意,存證信函既然具備某種程度的證據效力,當然有固定的格式以及必須提供的訊息,隨手寫封信可無法發揮同樣功能。

  1. 內容格式
    關於存證信函的格式,郵局有提供紙本以及電子檔供使用者選擇,紙本當然要到郵局臨櫃購買,至於電子檔以及填寫說明,則可由中華郵政網頁的存證信函下載處自行下載
  2. 費用
    存證信函的收費方式是依照內容張數計算的,依照中華郵政公告的內容,「存證信函存證費首頁50元,續頁每頁或附件每張25元」。此外,郵遞方式不同,還有不同的遞送費用。
  3. 寄件要式
    存證信函的寄件要式有三個要點。

第一,存證信函必須一式三份,一份寄給當事人,一份自己保留,一份存留在郵局,內容必須完全相同。同時寄給多位當事人時,寄件份數直接增加。

第二,存證信函的附件三份都要提供,當然可以自己保留附件的正本,但是寄給他方以及郵局留存的信函也必須有內容相同的附件副本。

第三,收件人的地址,這裡已經涉及民法上通知的規定了,必須是爭議對象或其代表人的戶籍地(營業登記地址)、住所(事務所)、居所等法律上規定可以通知的地址,如果不知道對方的前述地址,是無法完成通知的,信就白寫了。

存證信函的內容

存證信函,基本上是依照頁數收費的,若看過內容的格式就知道,每頁的字數限制極嚴,因此絮絮叨叨、沒有重點或意義模糊不清,不僅對於通知毫無幫助,更會浪費許多郵資。

第一頁是最重要的內容。一開頭就應敘明收件人及寄件人分別為何人,並且明確說明這封信通知的事,若為工作報酬的問題,應該說明是哪個契約的報酬。若為租賃問題,則應該說明是哪個地址哪個房間。如果是執行業務的要求,則應該具體說明工作的約定以及通知內容相關的細節。

接下來,應該說明要求,如果要求很細很多,則可以概略的說明通知的目的以及主要要求,細節以附件提供。如果通知涉及金額,第一頁應先說明具體變更的項目以及金額,金額變動的細節以及計算方式等說明可作為附件。若通知中涉及工作的細節以及變更的描述,請指明工作以及通知變更的重點,變化的方式、細節以及目的說明等都可以在附件解說。

寫存證信函,通常是通知條件或事實的變化,並確認收件人是否接受或確定事實為何,這些變化之所以要以信件通知,並留存證據,內容當然很重要,但是關鍵不外乎發生的時間、日期,金額的變動以及要求,還有對方的回覆內容,或確認事實。因此,最重要的就是把這些說明在第一頁的末尾,要求須明確的提出,如果要求對方同意或者確認也一樣,不然對方看不懂這封信究竟要他做甚麼而無法回應,信也就白寄了。

存證信函的效力

存證信函,是一種單方面的通知,除非內容僅需要對方知道即可發生效果,不然僅能證明通知的日期,以及通知者的意願而已,需要雙方合意的事情,不會因為通知完成就發生效力。

這樣的通知,除非只需單向通知完成即可,不然通常需要對方就內容的同意與否作出回應,或者就事實做出確認,這些內容,在沒有對方的回應前,法律上的意義都相當微弱。

因此,要獲得對方的同意或者確認,首先就必須明確說明事實或要求,其次,事實或要求的內容應該合理明確,最重要的是對方必須能看懂,並提出相對的條件或者確認,這樣的回應才有意義。

但是,某些情況下,當通知的內容合理明確時,對方的不回應或拒絕,可以做為態度的證明,這在法庭上對於爭取法官的同情有相當的重要性,因此,若是收到存證信函,回應的內容以及態度都很重要,務必謹慎。

最後,存證信函的郵局保存期限,根據中華郵政公司的郵務營業規章116條,存證信函留存郵局之副本,依郵件處理規則第34條第2項規定,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。所以利用人應該要注意保存期限,準備相應的處理。

結語

存證信函,只是一種通知的證明,除非單向通知就生效的情況,既不具備決定性,也沒有絕對的法律效力,簡單的說,無論內容為何,法官也不會盡信一方之言。因此,寄出信件的人不可以當作大局已定,收到信件的人也不用膽戰心驚,以為世界末日屆至,只需要謹慎的閱讀內容,做出適當的回應即可。

就本篇內容有任何問題,歡迎來詢。

■ 客座撰文作者:陳向晞

世新大學法律學系碩士。
崔媽媽基金會法律服務及租屋講師。

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